Institute of Social Engineering

De Procedurecultuur

Externe cultuurkenmerken

Aangedreven door de waarden veiligheid en zekerheid bepaal je je acties door alle consequenties vooraf te overdenken. Je hebt voor elke oplossing een probleem en bij besluiten neem je de minst risicovolle mogelijkheid.
Om deze afwegingen te kunnen doen heb je tijd en privacy nodig en moet je de buitenwereld op afstand houden. Ook moet je je waarneming filteren. Immers als je iets waarneemt, dan moet je er ook iets mee.
Een atrium beschermt het kantoor tegen de buitenwereld en binnen het kantoor heb je waar mogelijk een eigen kamer. Parkeerplaatsen voor (enge) bezoekers heb je zo weinig mogelijk.

Tijdens het denkproces op weg naar de juiste procedure vult de inbak zich met nieuwe dossiers, totdat de hele kamer ermee is gevuld. Een procedurecultuur-organisatie herken je vaak al aan de vensterbank van het kantoor.

Grotere foto

Andere cultuurkenmerken zijn: Hoge gebouwen, verticale elementen in de gevel en omkaderingen van vensters, die het verticale effect versterken.
De individueel te bedienen zonwering wordt gebruikt om het uitzicht te reguleren, ook als er geen zon is. Vaak zijn de lamellen van de luxaflex verticaal om de blik te richten en aan het bureau zit je het liefst met je gezicht naar de muur.

Grotere foto

Procedurecultuur-autoriteiten vergeten vaak dat de werkelijkheid achter de regels breder is dan wat hun denkraam omvat.
Vanuit de echte wereld gezien zijn hun regels en beleid nogal eens niet effectief.

In deze cultuur (management by (e-)mail) is het opschrijven van een nieuwe regel (wet) of procedure voor veel politici, ambtenaren en leidinggevenden hetzelfde als een wijziging in de realiteit van de buitenwereld. Het één leidt vanzelf tot het ander, dus als je een memo, besluit of rapport in je uitbak doet gaat de aangeschreven buitenwereld vanzelf zo functioneren.

In deze cultuur draait alles om waarneming en analyseren van informatie. Het is daarmee de cultuur van documenten, rapporten, kranten, boeken en conclusies.
Invloed oefen je uit door het controleren (filteren) of voorkomen van waarnemingen (en daarmee van geldende conclusies). Het is daarmee de cultuur van censuur en geschiedsvervalsing. Sprekende voorbeelden hiervan zijn te vinden in de volgende krantenartikelen:

"Censuur door VROM en Landbouw" (Metro)
Politie, justitie doen TV West in de ban (Metro)
Politiekorps boycot journaliste (NRC Handelsblad)
Ambtenaar trotseerde 'geweld' van Defensie (NRC Handelsblad)
(In dit artikel blijkt ook het Ordecultuur-kenmerk van het "op de man spelen".)
Kok: vernietiging spionagedossiers om staatsveiligheid (NRC Handelsblad)

Op persoonlijk niveau aangrijpende cultuurkenmerken

Je bepaalt zelf de betekenis (oorzaak of gevolg) van wat je waarneemt. In de groep ben je vooral met jezelf bezig en als groep of organisatie ben je ook naar binnen gericht. Besluiten neem je teruggetrokken "op de hei", op zoek naar zekerheid.

De energie van leidinggevenden wordt vooral gericht op het regelen van objectieve, eerlijke besluitvorming op basis van gelijke waarnemingen en dezelfde informatie voor alle betrokkenen. Dit geeft consensus zonder zelf verantwoordelijk te hoeven zijn.

De zekerheid gevende oorzaak-gevolgkoppeling is in deze cultuur verantwoordelijk voor alles wat er gebeurt. Deze koppeling geeft je gelijk of vormt je excuus.
Hij werkt voor je als je een smoes nodig hebt om de verantwoordelijkheid buiten jezelf te leggen (de file was langer dan gewoon, waardoor ik te laat ben), of tegen je wanneer je iets beweert dat kan leiden tot onzekerheid bij anderen.
Zolang deze koppeling (één oorzaak voor het waarneembare verschijnsel) niet wetenschappelijk is aangetoond, bestaat het verontrustende verschijnsel niet.
Dit leidt nogal eens tot gebruik van "wetenschap" door belanghebbende autoriteiten, om verantwoordelijkheid te ontlopen, of om zichzelf vrij te pleiten zoals in:

Actie: Zorg bij VN over jonge asielzoeker Nederland (NRC Handelsblad)
Reactie: Geen voodoo tegen meisjes (NRC Handelsblad)
Actieprikkel en reactie in één: Bloedstollend (NRC Handelsblad)
'Bij bescheiden gebruik mobieltjes geen tumor' (NRC Handelsblad)
Uit dit artikel blijkt ook dat de erin beschreven onrust moet zijn veroorzaakt door perspublicaties en niet door het verschijnsel zelf.

Wat is kwaliteit?

Kwaliteit is in deze cultuur eigenlijk cultuurvreemd. Zolang er geen waarneming is van iets dat niet goed is, is er niets aan de hand.
Positieve kwaliteiten van mensen (jezelf) kun je niet in rechtstreekse communicatie uiten. Als iemand in deze cultuur zich boven het gras verheft (eigen kwaliteiten noemt of uitdrukkelijk neerzet) wordt hij/zij onmiddellijk gewezen op gepaste bescheidenheid, nederigheid, of daar weer naartoe teruggeleid.

"Ik geef de beste trainingen" is als uitspraak in deze cultuur ongepast. Men accepteert dit doorgaans niet (reactie: Waaruit blijkt dat? Je kunt het niet bewijzen, dus is het niet waar).

"Ik heb een ISO kwaliteitscertificaat voor mijn trainingen" levert bij de toehoorder direct een gevoel van kwaliteit op, dat zo sterk is, dat de kwaliteit (of zelfs de aanwezigheid) van een relatie tussen het certificaat en het product niet meer behoeft te worden aangetoond.
Voorbeeld: ISO 9000 certificaten zeggen iets over de inrichting van de productie-organisatie en niets over het product zelf. Je kunt zonder problemen een ISO 9000 kwaliteitscertificaat krijgen voor het produceren van zwemvesten van gewapend beton.

Dit collectieve zelfacceptatieprobleem in deze cultuur leidt tot grote verheerlijking van van buiten ('elders') komende (niet inhoudelijk te toetsen) erkenningen, certificaten enz. Met een goedklinkend 'erkend' diploma kun je jezelf probleemloos onderscheiden. In deze cultuur is handel in diploma's dan ook heel gewoon.

In Diploma in ruil voor zwijgen (NRC Handelsblad) kunt u lezen hoe een aantal van de bovengenoemde cultuurkenmerken tesamen een typisch Nederlands polderlandschap opleveren.

Voorbeelden van mensen met de Procedurecultuur als dominante cultuur:

Roger Moore

Michael
Schumacher

Claudia Schiffer

Linda de Mol